De RvC wordt ondersteund door twee vaste commissies. Voor de besluitvorming in de RvC bereiden zij bepaalde onderwerpen voor. Deze commissies bestaan uit leden van de RvC. De commissies hebben van hun vergaderingen telkens verslag uitgebracht aan de RvC.
De Auditcommissie overlegt zo vaak als zij dit nodig acht doch minstens eenmaal per jaar, buiten aanwezigheid van het bestuur met de externe accountant.
Vergadering tot 30 juni 2009
Tot aan het moment van splitsing heeft de Auditcommissie drie keer vergaderd in aanwezigheid van de voormalig voorzitter van de RvB van Nuon, de CFO, de directeur Internal Audit, de General Counsel en de externe accountant. De financiële rapportage van de jaarcijfers, het jaarverslag en het maatschappelijk verslag over 2008, de eerste kwartaalresultaten 2009 en de bijbehorende accountantsverslagen waren de belangrijkste onderwerpen die in deze vergaderingen aan de orde kwamen. Verdere onderwerpen die door de Auditcommissie werden behandeld waren onder andere de managementletter 2008, de opvolging van de aanbevelingen van de externe accountant, het enterprise risk report vierde kwartaal 2008 en eerste kwartaal 2009, diverse rapportages van de afdeling Internal Audit, de consequenties van de splitsing op de externe financiële rapportage en accountantscontrole en de IT unbundling.
Vergaderingen vanaf 30 juni 2009
Na de splitsing per 30 juni 2009 heeft de Auditcommissie twee keer regulier vergaderd en één extra vergadering ingelast. Deze ging over de voorgenomen acquisitie van Endinet. De voorzitter van de RvB, de directeur Financiën, Treasury en Fiscale Zaken, de directeur Internal Audit en de externe accountant hebben de reguliere vergaderingen bijgewoond. Bij de ingelaste vergadering was ook de directeur Business Development aanwezig. De externe accountant was hier niet bij aanwezig.
De reguliere besprekingen concentreerden zich op de volgende onderwerpen: Audit Charter, In Control rapportage eerste halfjaar 2009, de rapportage Fraude & Incidenten eerste halfjaar 2009, het Audit Jaarplan 2009, het IT-plan 2009, cross border leases, de resultaten derde kwartaal 2009, het jaarplan 2010, het Concern Risico Rapport derde kwartaal 2009. De voorgenomen acquisitie van Endinet, waaronder de financiering en de aanpak van het due diligence onderzoek, de onafhankelijkheidsverklaring van de externe accountant en de opdrachtbevestiging aan de externe accountant voor de jaarrekeningcontrole 2009 en de verificatie van de maatschappelijke prestaties in het jaarverslag 2009.
Vergaderingen tot 30 juni 2009
Tot aan het moment van splitsing heeft de Selectie-, Benoemings- en Remuneratiecommissie twee keer vergaderd (deels) in het bijzijn van de voormalige voorzitter van de RvB van Nuon. Besproken zijn de realisatie van de doelstellingen van de korte- en langetermijn bonus voor de voormalige leden van de RvB van Nuon over 2008 en de doelstellingen voor de variabele beloningen voor 2009 en voor de lange termijn (2009-2011) voor de leden van de RvB. Daarnaast is het Remuneratierapport 2008 opgesteld.
Vergaderingen vanaf 30 juni 2009
Na de splitsing per 30 juni 2009 heeft de Selectie-, Benoeming- en Remuneratiecommissie één keer vergaderd (deels) in het bijzijn van de voorzitter van de RvB. Op het gebied van remuneratie heeft de commissie onder meer een evaluatie van het bezoldigingsbeleid van de RvB afgerond. Daarnaast heeft de commissie – ten gevolge van de splitsing - aan de RvC wijzigingsvoorstellen voor de langetermijndoelstellingen 2007-2009, 2008-2010 en 2009-2011 van de RvB gedaan. De Selectie-, Benoemings- en Remuneratiecommissie heeft in het boekjaar geen gebruik gemaakt van externe adviseurs. Op het gebied van selectie en benoeming is de benoeming van de heer Van Lieshout tot lid van de RvB voorbereid.
