Alliander is van mening dat ook contacten - die geen betrekking hebben op eerder bedoelde externe financiële en overige kwantitatieve informatie - tussen de vennootschap en aandeelhouders buiten aandeelhoudersvergaderingen om, voor zowel de vennootschap als aandeelhouders, zinvol kunnen zijn. Hiertoe onderhoudt Alliander diverse bilaterale contacten met aandeelhouders. In de contacten met aandeelhouders wordt Alliander in beginsel vertegenwoordigd door de voorzitter van de Raad van Bestuur en/of de Chief Financial Officer. De vennootschap kan ook andere functionarissen en/of adviseurs van de vennootschap bij gesprekken met aandeelhouders betrekken.
Alliander onderscheidt de volgende vormen van overleg met aandeelhouders buiten de context van formele aandeelhoudersvergaderingen:
1.
Commissie van Aandeelhouders
Dit is een door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders benoemde groep aandeelhouders – als bedoeld in artikel 158 lid 10, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek - die bepaalde bevoegdheden heeft om aandeelhouders te vertegenwoordigen. Op 12 april 2012 is door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders besloten tot continueren van de in 2010 ingestelde Commissie van Aandeelhouders, waarbij bevoegdheden inzake aanbeveling, benoeming en ontslag van leden van de Raad van Commissarissen aan de Commissie van Aandeelhouders zijn overgedragen tot na afloop van de jaarvergadering 2014.
Daarnaast heeft de Commissie van Aandeelhouders nog een aantal bevoegdheden - op grond van de statuten van de vennootschap en het reglement van de Raad van Bestuur - met betrekking tot benoeming en ontslag van leden van de Raad van Bestuur. Tenslotte vindt door de Commissie van Aandeelhouders overleg met de Selectie-, Benoemings- en Remuneratiecommissie van de Raad van Commissarissen plaats over het bezoldigingsbeleid van de Raad van Bestuur van Alliander. Gelet op de aard van de onderwerpen die in de Commissie van Aandeelhouders worden behandeld, vindt overleg op ad hoc basis plaats.
De volgende aandeelhouders hebben zitting in de Commissie van Aandeelhouders: de provincies Gelderland, Noord-Holland en Friesland, de gemeenten Amsterdam, Leiden (heeft zitting namens alle oud-EWR gemeenten) en Doesburg (heeft zitting namens alle oud-Gamog gemeenten) en de N.V. Houdstermaatschappij GKNH en de N.V. Houdstermaatschappij EZW (gezamenlijk één lid). Deze aandeelhouders zijn op bestuurlijk niveau vertegenwoordigd in de Commissie van Aandeelhouders.
2.
Grootaandeelhoudersoverleg
Het Grootaandeelhoudersoverleg is een informeel overleg met vertegenwoordigers van grootaandeelhouders. Dit overleg wordt gehouden ter voorbereiding van een Algemene Vergadering van Aandeelhouders en is voorts bedoeld om relevante ontwikkelingen te bespreken, informatie uit te wisselen en wederzijds begrip te bevorderen. Het overleg vervult een opiniërende en informeel afstemmende rol. Afhankelijk van de onderwerpen op de agenda kan een delegatie van de Raad van Commissarissen aanwezig zijn. Het Grootaandeelhoudersoverleg komt periodiek bijeen (in de regel vier tot vijf keer per jaar). In het Grootaandeelhoudersoverleg zijn dezelfde (groepen van) aandeelhouders vertegenwoordigd als in de Commissie van Aandeelhouders.
3.
Klankbordgroep
De Klankbordgroep is een voorbereidend informeel overleg voor het Grootaandeelhoudersoverleg. De (groepen van) aandeelhouders die deelnemen in het Grootaandeelhoudersoverleg, zijn op ambtelijk niveau vertegenwoordigd in de Klankbordgroep. Het overleg met de Klankbordgroep vindt periodiek plaats (in de regel vier tot vijf keer per jaar).
4.
Individuele contacten tussen aandeelhouders en Raad van Bestuur
Een dialoog met één of meer aandeelhouders kan op initiatief van de aandeelhouder(s) of op initiatief van de Raad van Bestuur plaatsvinden.
5.
Individuele contacten tussen aandeelhouders en Raad van Commissarissen
De Raad van Commissarissen zal beoordelen, na ruggespraak met de voorzitter van de Raad van Bestuur, of op een verzoek van aandeelhouders om met één of meer commissarissen te spreken, al dan niet in aanwezigheid van leden van de Raad van Bestuur, zal worden ingegaan.
Bovenstaand beleid, dat door de Raad van Bestuur, na voorafgaande goedkeuring door de Raad van Commissarissen, kan worden herzien, is vastgesteld door de Raad van Bestuur op 28 september 2010 en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen op 7 oktober 2010.
